Kanban is een visuele techniek die je helpt om je werk inzichtelijk te maken. Kanban wordt erg veel gebruikt door teams die lean werken omdat het helpt om flow te realiseren en work in progress reduceert. De kern van de methode is dat je:
- Je werk visueel maakt zodat iedereen kan zien waar je mee bezig bent en
- Je de hoeveelheid werk beperkt, waardoor je meer gedaan krijgt,
- Je focused op flow, het snel realiseren van waarde, en ten slotte
- Continual improvement – elke dag een stukje beter.
Kanban in 5 minuten
1. Je werk visueel maken – visual management
In de meest simpele vorm heb je een bord met daarin drie categorieeen. To do, doing, en done. Al het werk waar je mee bezig bent komt in het ‘doing’ vak op je bord terecht. Alles wat je nog moet gaan doen is ‘to do’, en al het werk dat klaar is gaat naar ‘done’.
Werk, dat zijn sticky notes, ofwel geeltjes. Het kan ook iets anders zijn, maar het gaat er om dat je op een korte wijze beschrijft wat de activiteit of taak is die je gaat uitvoeren. De kaartjes plak je op de muur, en daarin schrijf je wat het werk is. Bijvoorbeeld – ‘Organiseer Webinar Product Launch’, of ‘Stuur mailer’, ‘Maak offerte’, ‘Test product A’. In het begin maakt het niet zoveel uit hoe je werk definieert, dat komt later wel.
Wanneer je iets nieuws moet gaan doen dan maak je een nieuw geeltje aan, en die plak je in ‘todo’. Zo verzamel je mogelijke taken in je backlog. Op bepaalde momenten, bijvoorbeeld 1x per week, 1x per dag bepaal je welke activiteit je uit de backlog oppakt, en mee aan de slag gaat. Hierdoor ben je aan het prioriteren. Op het moment dat een activiteit klaar is, dan gaat het kaartje naar ‘done’. Het idee is kaartjes zo snel mogelijk van doing naar done gaan.
Het Kanban bord is vaak een fysiek bord ergens in een meeting ruimte. Je hebt een kale muur nodig, tape, sticky note, en wat stiften. That’s it. Als je virtueel werkt dan kun je gebruik maken van hippe software zoals het gratis te gebruiken Trello, of ADO, of Jira.
Als je de basis op orde hebt kun je gaan experimenteren met Kanban. Iedere keer wanneer er nieuwe taken bij komen plak je deze in de backlog – je To Do lijst. Op het moment dat je werk oppakt verplaats je het naar WIP, en als het klaar is dan gaat het kaartje naar done. Simpel. Het doel is om kaartjes wanneer ze opgepakt worden uit de backlog snel naar done te krijgen, en je focust alleen op werk in je To Do sectie.
2. Limit Work in Progress
Hoe zorg je er nu voor dat je flow realiseert, en je kaartjes lekker vlot van links naar rechts gaan bewegen. Dit doe je onder andere door alleen te werken aan taken die echt belangrijk zijn. Alles wat niet belangrijk is gaat naar de backlog. Door op regelmatige tijden, bijv. iedere dag bij de standup, met je team te overleggen welke taken je oppakt uit de backlog en aan gaat werken in WIP (Work in Progress – je Doing bakje) is zul je zien dat de niet belangrijke zaken snel naar de achtergrond verdwijnen.
Bij Kanban the next level ga je een stapje verder, en beperk je het aantal klussen wat in WIP mag staan. Je kunt namelijk geen onbeperkte hoeveelheid werk aan, en door het aantal Doing activiteiten te beperken zorg je ervoor dat je werk manageable blijft. In het voorbeeld hierboven is er nog plek voor 1 taak, en daarna moet er eerst een kaartje naar Done voordat er een nieuwe taak bij kan.
3. Focus op flow
Doel is om Flow te realiseren. Je werk voelt natuurlijk aan, en er zijn geen vervelende onderbrekingen. De focus moet dan ook liggen op het oplossen van zaken die het werk verstoren, en je afleiden van het afronden van je taak of activiteit. Als je hierdoor sneller je werk afkrijgt gaat het kaartje sneller naar ‘done’. Hoe doe je dat dan, focusen op flow? Nou, ten eerste door de hoeveelheid work in progress te verkleinen, je hebt dan minder taken om op te letten. Je kunt ook de grootte van het werk verkleinen. Knip een groot project op in kleine stukjes, en rond deze stuk voor stuk af.
Zijn er blockers die verhinderen dat je verder kunt maak deze dan visueel. Je kunt je nu focusen op het oplossen van het knelpunt en daar al je aandacht op leggen.
4. Continual Improvement
Iedere methode heeft wel een continual improvement dingetje. CSI – continual service improvement, plan do check act, en zo ook Kanban. Dat is logisch omdat het systeem voor je moet gaan werken, en iedere organisatie anders is.
Zo zul je snel tot de conclusie komen dat Backlog, WIP, Done eigenlijk een te eenvoudige weergave van de werkelijkheid is. Je proces vraagt om meer stappen om je beslisproces goed te faciliteren. Je kunt bijvoorbeeld:
- Je backlog prioriteren – dus de meest belangrijke taken staan bovenaan. Door de backlog te prioriteren kun je goed het gesprek aangaan met interne en externe stakeholders over je planning.
- Extra stappen toevoegen om je proces te ondersteunen – In het voorbeeld hierboven is er een stap ‘selected’ toegevoegd, deze geeft aan welke items uit de backlog opgepakt kunnen worden. Verder is er ook ‘testing’ toegevoegd als stap om er zorg voor te dragen dat er geen producten naar de markt gaan die niet expliciet getest zijn.
- Codering aangeven op kaarten – Je kunt bijvoorbeeld de naam van het teamlid op het kaartje schrijven om aan te geven wie er met de taak aan het werk is. Of je kunt een kaartje speciale attributen geven zoals Urgent!, of 80% klaar.
- Priority Lane – Natuurlijk zijn er altijd incidenten en zaken die niet door je normale proces kunnen. Bijvoorbeeld een urgente management presentatie die gegeven moet worden, of een klant met een dringend probleem. Hier kun je een priority lane voor inrichten waar je dit soort activiteiten met prioriteit kunt oppakken.
- Swimlanes per team of per persoon – Het kan natuurlijk dat je niet veel samen hoeft te werken, maar wel aan je mede teamleden inzichtelijk wil maken wat je prioriteiten zijn. Een alternatief is dat je met meerdere teams aan het werk bent, en de voortgang per team inzichtelijk wil maken. Kanban gebruikt hier swimlanes voor, waarmee je dit goed inzichtelijk kunt maken.
