Alex’s 10 best practices voor ultiem genot van een Kanban board. Wil je meer lezen over Kanban, kijk dan hier.
1 – Als het niet op het bord staat bestaat het niet
Kanban is cool want je hebt je werk visueel gemaakt. Alex’s Rule number 1 – als het niet op het bord staat, dan bestaat het niet. Je kunt geen werk doen dat niet op het bord staat. Het doel is namelijk dat je je werk visueel organiseert. Als je maar de helft van je taken op het bord schrijft bestaat de kans dat je a) in de problemen komt met je tijd b) je valse verwachtingen schept naar je collega’s en c) je je waarschijnlijk niet op de juiste dingen focust.
Vanaf nu bepaalt het bord je werk. Ok – uitzonderingen zijn er wel, je hoeft echt niet op het bord te zetten dat je emails leest, of een meeting hebt, of naar de wc gaat- het gaat om de grotere activiteiten die substantieel bijdragen aan value creation voor je organisatie.
2. – Maak afspraken met elkaar over het bord
Kanban werkt alleen als iedereen meedoet, en op dezelfde manier een afgesproken proces volgt. Het gaat niet werken wanneer het halve team actief de status update, en de andere helft doet niet mee. Naast de dagelijkse standups, of wekelijkse standups is het een slim idee om af en toe samen naar het proces te kijken. Hebben we Kanban goed ingeregeld, werkt het proces voor iedereen, moeten we dingen aanpassen?
3. Introduceer een Parking Lot
Hoe vervelend als er activiteiten op je bord staan die niet verder kunnen. Je bent aan het wachten op product development voor een nieuwe release, je wacht op marketing voordat de mailer uit gaat, je wacht op een budget goedkeuring. Dat wachten breekt de flow, en doordat je WIP hebt gelimiteerd kunnen er geen kaartje bij. Een parking lot kan helpen – je parkeert een kaartje, en geeft aan wat de blokker is. Je andere activiteiten kunnen dan gewoon door.
4. – Digitale borden rocken!
Met digitale Kanban borden zoals Trello mis je alle excitement bij het bord. Het sociale aspect is weg, en je kijkt mensen niet meer recht in de ogen. Jammer. Echter het digitale bord heeft ook een boel voordelen. Je kunt kaartjes taggen, makkelijker aangeven wat de beschrijving is, todo’s toevoegen, en direct bestanden linken. Project management op steroids!
5. T-shirt size je activiteiten
Een van de grootste uitdagingen waar ik tegen aan liep bij Kanban is de definitie van werk. Een presentatie maken is een sticky waard, maar een product release is ook een kaartje. Of is een presentatie onderdeel van de product release kaart. Maak afspraken met elkaar wat nu activiteiten zijn.
In mijn wereld is een presentatie eerder een kaart dan een product release. Een release omvat heel veel activiteiten waar vele teams bij betrokken zijn. Wellicht is het slim ze te clusteren, of dezelfde kleur kaartjes te gebruiken.
Een manier om afstemming te vinden over activiteiten is om ze te T-shirt sizen. Dus is een project een S-je, een M-mmetje, of wellicht een L of XL.
6. Maak Card Templates
Kanban board software geeft je heel veel ruimte om zelf je proces in te vullen. Dat is handig, maar ook een pain in the behind wanneer je wil schalen. Maak een leeg Template kaartje in je bord, en gebruik deze wanneer je een nieuwe activiteit wil plannen
7. Kanban is een cultuur verandering
OMG, wat heb ik me hier in verkeken. Ik dacht dat doen we wel even – tape op de muur, sticky notes, hop hop hop en klaar. Mooi niet. Wat een weerstand kwam ik tegen. Je werk visueel maken zodat iedereen kan zien wat je aan het doen bent is een hele grote stap. Elke dag concreet met z’n allen bespreken wat je prio’s zijn voor de dag is een stap verder. Verantwoording af leggen waarom activiteiten vast lopen is a giant leap.
Wat gebeurde er – het bord werd niet bijgewerkt, activiteiten werden bewust niet op het bord gezet, en mensen kwamen niet opdagen bij meetings.
Een visual management techniek introduceren vergt een cultuur verandering, en kost tijd. Het kostte mij een jaar om het proces echt goed op orde te krijgen, no kidding. Veel communiceren, waarde laten zien, het voorbeeld geven.
8. Begin met je huidige proces
Begin met wat je kent – dat is de tip om te starten. De valkuil is om direct je ideale en gewenste proces in een bord vorm weer te geven. Dat werkt helaas niet, omdat je teamleden hun eigen activiteiten niet herkennen. Keep it simple stupid, en begin met vandaag. Op termijn kun je dan je bord uitwerken, en toewerken naar je ideale situatie.
9. Houd je standup kort
Wij kwamen als marketing, product development, sales, ops en finance team wekelijks bij elkaar om de plannen voor de komende week te bepalen. Klein team, cross functionele verantwoordelijkheden. De sessie duurde zo een uur, omdat iedereen zijn eigen plannen uitvoerig ging vertellen, en dit leidde tot nog uitvoeriger discussies. Leuk in het begin, maar na een tijdje wordt het saai.
Zoek een manier om de update van iedereen in 3 minuten te doen, en discussies te parkeren voor andere meetings.
10. Begin gewoon met Kanban
Ga gewoon beginnen, en kijk waar je terecht komt. Het gaat de eerste keer toch niet helemaal goed, en dat geeft niet. Je leert er enorm veel van!
